Huomioi nämä 9 kohtaa valmistellessasi tarjouspyyntöä
Pääset pitkälle tarjouspyyntödokumentin luomisessa, kun huomioit seuraavat 9 kohtaa. Nämä on osoitettu tilanteeseen, jossa haet digitoimistoa uudistamaan tai rakentamaan verkkosivuja.
Menu
Digitoimistojen kilpailuttaminen ei ole ydinfysiikkaa eikä vaadi alan osaamista. Kuitenkin on muutama asia, jotka on ehdottomasti huomioitava tarjouspyynnössä verkkosivuja kilpailutettaessa. Toisin kuin autokaupassa, verkkosivuja ostettaessa valmista pakettia ei kannata valita vain osoittamalla. Verkkosivut syntyvät kahden organisaation eli tilaajan ja toimittajan yhteistyön tuloksena, jossa otetaan huomioon liiketoiminnan nykytila ja tavoitteet. Juuri sinun näköistäsi palvelua ei yksinkertaisesti ole olemassa ennen kuin sinä ja toimittaja yhdistätte osaamisenne ja luotte sen pohjalta verkkosivut.
Yksi yleisesti toistuva virhe tarjouspyynnöissä on kysyä hintaa kertomatta, mitä halutaan ostaa. Kuinka kokonaisvaltaisesti digitoimisto toteuttaa verkkosivut? Uusitaanko myös ilme? Mitkä ovat ne liiketoimintasi kannalta kriittiset toiminnot, jotka tulee löytyä sivustolta? Kun olet ostamassa räätälöityä palvelua, tulee sinun esittää ne kriteerit, joiden pohjalta räätälöity kokonaisuus luodaan.
Pääset pitkälle tarjouspyyntödokumentin luomisessa, kun huomioit seuraavat 9 kohtaa. Nämä on osoitettu tilanteeseen, jossa haet digitoimistoa uudistamaan tai rakentamaan verkkosivuja.
Kerro itsestäsi ja liiketoiminnastasi selkokielellä. Tärkeintä on ymmärtää, mitä teet, miksi ja kenelle? Tai onko liiketoimintasi muuttumassa jotenkin?
Tarkoituksena on, että toimittaja pääsee liiketoimintasi ytimeen, jotta on helpompi määrittää, millainen verkkosivukokonaisuus palvelee liiketoimintaasi parhaiten.
Määritä tarjouspyyntöön siis:
Ennen tarjouspyynnön luomista on tärkeää miettiä yrityksen sisäisiä tavoitteita projektille. Mitä projektilla tavoitellaan? Mitä kumppanilta toivotaan? Tavoitteiden listaaminen selkeyttää kokonaisuutta sekä itsellesi että tarjouspyynnön vastaanottajalle.
Hyvät verkkosivuprojektin tavoitteet pohjautuvat yrityksen yleisiin tavoitteisiin. Myynnin lisääminen, brändin vahvistaminen ja asiakaspalvelun parantaminen ovat esimerkkejä tavoitteista.
Tarjouspyynnössä on tärkeää välittää tieto riittävällä tarkkuudella siitä, mitä sivustolle halutaan. Usein tämä pohdinta kannattaa jakaa kahteen:
Sivupohjiin: Mitä sivuja verkkosivuilta löytyy? Näitä ovat esimerkiksi etusivu, palvelu-/tuotesivut, uutiset ja yhteydenotto…
Toiminnallisuuksiin: Mitä toiminnallisuuksia sivuilta löytyy? Näitä ovat esimerkiksi hintalaskuri, palautelomake, sosiaalisen median feedi ja erilaiset integraatiot…
Suosittelen myös miettimään, mitä toimintoja nykyisillä sivuillasi on, mitkä niistä ovat toimineet ja mitä toivot lisää uusitulta sivustolta. Hakukoneoptimoinnin, mobiilikäytettävyyden, ilmeen tai käyttäjäystävällisyyden kehittäminen ovat esimerkkejä parannuksista.
Kokemuksesta voin sanoa, että tämä kuulostaa helpommalta kuin se oikeasti on. Sen takia mieti tarkkaan sivuja ja toimintoja listatessa “auttaako tämä minua saavuttamaan edellä määrittämäni tavoitteet?”
Määritä tarjouspyynnössä selkeästi, minkälaisiin töihin digitoimistoa ollaan hakemassa. Onko kyseessä kokonaisvaltainen avaimet käteen -projekti vai tekninen toteutus tai ylläpito.
Toimittajan vastuulla voisi olla esimerkiksi seuraavia osa-alueita:
Tyypillisesti toteuttamissamme verkkosivuprojekteissa ovat läsnä kaikki yllä mainitut osa-alueet. Jos jotkin osa-alueet jäävät tarjouksen ulkopuolelle, on hyvä määrittää, kenen vastuulla kyseiset osa-alueet ovat. Jos et ole varma, mikä toimittajan osuus pitäisi olla työstä, voit pyytää tarjouspyynnössä toimittajaa määrittämään heidän projektimallinsa ja kertomaan, mitä osa-alueita se sisältää.
Kuvaile muutamalla lauseella millaista sisältöä sivuille on tarkoitus tuottaa, ketä se palvelee ja kuka sisällöntuotannosta vastaa. Onko siis tarkoituksena, että tuotat itse sisällön sivustolle vai onko palveluntarjoaja apunasi?
Sisältöä suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon, että se tukee arvojasi, liiketoimintasi tavoitteita sekä luo lisäarvoa kohderyhmällesi. Verkkosivuilla sisällön on tärkeää olla myös optimoitua hakukoneille, jotta sivustosi saa mahdollisimman paljon näkyvyyttä. Sisällöksi katsotaan niin teksti-, kuva- kuin videosisältö.
Nykyään verkkosivustot rakennetaan useimmiten julkaisujärjestelmällä. Digitoimistoilla on yleensä yksi järjestelmä, johon he ovat erikoistuneet ja jota he suosivat. Tarjouksen tekemistä helpottaa, jos järjestelmästä on esitetty toiveita tai vaatimuksia, tai on tuotu esille selkeästi, jos halutaan tietty järjestelmä. Toiveita voivat esimerkiksi olla:
Jos et itse tunne julkaisujärjestelmiä, älä suotta huoli. Osaava digitoimisto osaa ehdottaa sinulle sopivaa järjestelmää tarpeisiisi.
Tuo tarjouspyynnössä selkeästi esille, millainen aikataulu projektille halutaan. Milloin tarjous tulee antaa viimeistään? Milloin uusi sivusto julkaistaan?
Tarkempi aikataulu välietapeista määritetään yleensä yhteistyössä toimittajan kanssa. Tarjouspyynnössä voit pyytää toimittajaa määrittämään projektin virstanpylväät sekä alustavan ehdotuksen toimitusaikataulusta. Projektin aikatauluun vaikuttaa muun muassa sen laajuus ja vaaditut toiminnallisuudet.
Usein verkkosivuprojekteilla on ennalta määritetty budjetti ja kiinteä tuntihinta lisätöille. Verkkosivuja voidaan tehdä sekä muutaman sadan euron että kymmenien tuhansien eurojen budjeteilla. Harvojen palveluiden hintahaarukat liikkuvat näin suurella välillä, minkö takia on erityisen tärkeää määrittää projektin suuruusluokka jo heti tarjouspyynnössä. Tämän avulla varmistat myös, että saat budjettiisi sopivia tarjouksia.
Rasmus kirjoitti aiemmin blogiimme siitä, miten verkkosivujen hinta määräytyy.
Digitoimistot tarjoavat erilaisia yhteistyömalleja projektin jälkeistä aikaa varten. Useimmat toimistot ovat valmiita joustamaan yhteistyömallista sovittaessa asiakkaan toiveiden mukaan. Tarjouspyynnössä kannattaa määrittää, millaisesta yhteistyöstä olet kiinnostunut tulevaisuudessa.
Esimerkkejä yhteistyöstä ovat mm:
Kun huomioit kaikki tämän artikkelin kohdat tarjouspyynnössäsi, saat tarpeisiisi kohdistetun tarjouspyynnön, josta valmistuu onnistunut verkkosivuprojekti.
Saatuasi sopivan määrän tarjouspyyntöjä, suosittelen valitsemaan niistä parhaat ja varaamaan tapaamisen kyseisille toimittajille. Tapaamisessa vahvistuu keskinäinen yhteisymmärrys, jonka pohjalta projektia on hyvä lähteä toteuttamaan.
Jatka lukemista tutustumalla muihin artikkeleihimme.
